Struktur Organisasi

Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Palu berdasarkan Peraturan Daerah Kota Palu Nomor 10 Tahun 2016 adalah sebagai berikut :

  1. Kepala Dinas;
  2. Sekretaris, membawahi:
  1. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum;
  2. Sub Bagian Keuangan dan Aset; dan
  3. Sub Bagian Perencanaan Program.
  1. Bidang Pembinaan Kearsipan,  membawahi:
  1. Seksi Arsip Dinamis;
  2. Seksi Arsip Statis; dan
  3. Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia.
  1. Bidang Konservasi dan Layanan, membawahi :
  1. Seksi Penyelamatan, Pengamanan, dan Pelestarian;
  2. Seksi Pelayanan Kearsipan; dan
  3. Seksi Jaringan Kearsipan.
  1. Bidang Pembinaan Perpustakaan, membawahi :
  1. Seksi Pengolahan Bahan Pustaka;
  2. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan;dan
  3. Seksi Pelestarian Bahan Pustaka dan Naskah Kuno.
  1. Bidang Layanan Informasi Perpustakaan, membawahi :
  1. Seksi Sirkulasi Referensi dan Diposit;
  2. Seksi Informasi dan Teknologi; dan
  3. Seksi Pengembangan Perpustakaan Keliling.
  1. Kelompok Jabatan fungsional (arsiparis dan pustakawan)

Adapun tugas dan fungsi dari masing-masing perangkat struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut :

  1. Kepala Dinas

Mempunyai tugas membantu Wali Kota melaksanakan urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Daerah.

  1. Sekretariat

mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, pelaksanaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Sekretaris membawahi:

  1. Sub. Bagian Perencanaan dan Program
  • melaksanakan   penyusunan  rencana program dan kegiatan Sub Bagian Kepegawaian dan umum;
  • melaksanakan urusan surat menyurat dokumentasi dan kearsipan;
  • melaksanakan penyusunan dan pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan, kebersihan, keamanan, dan ketertiban kantor;
  • melaksanakan   penyusunan  bahan ketatalaksanaan tugas dinas;
  • melaksanakan pengelolaan urusan administrasi kepegawaian berkenaan dengan informasi kepegawaian, kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun, pegawai, kartu istri/kartu suami, tabungan dan asuransi pegawai, penghargaan, peningkatan kesejahteraan pegawai, menyiapkan bahan mengikuti pendidikan  pelatihan, dan ujian dinas;
  • melaksanakan pelayanan keprotokolan dan penyelenggaraan rapat- rapat dinas;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran  disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan  evaluasi dan pelaporan kinerja Sub Bagian Kepegawaian dan Umum; dan melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.
  1. Sub. Bagian Keuangan
  • melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Sub Bagian Keuangan dan asset;
  • melaksanakan verifikasi, penatausahaan, perbendaharaan, akutansi, pembukuan keuangan, dan pelaporan keuangan, serta penyusunan bahan tanggapan pemeriksaan;
  • melaksanakan koordinasi pengelolaan administrasi pertanggung-jawaban keuangan;
  • melaksanakan penyusunan dan  pengkoordinasian pembuatan daftar gaji serta tambahan penghasilan;
  • melaksanakan pengelolaan administrasi perjalanan dinas;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan penyiapan rencana kebutuhan sarana dan prasarana perlengkapan kantor serta pengadaan, penyimpanan, pendistribusian serta inventarisasi;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja Sub Bagian Keuangan dan Asset; dan melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.
  1. Sub. Bagian Kepegawaian dan Umum
  • melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Sub Bagian Perencanaan Program;
  • melaksanakan koordinasi penyusunan rencana strategis dan program kerja;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan penyiapan  bahan penyusunan laporan kinerja;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja Sub Bagian Perencanaan Program; dan
  • melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.
  1. Bidang Pembinaan Kearsipan

mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan kearsipan.

  1. Seksi Arsip Dinamis
  • melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Seksi Arsip Dinamis;
  • melaksanakan pembinaan  kepada unit pengolah dalam menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan;
  • melaksanakan mengolah, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;
  • melaksanakan pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif;
  • melaksanakan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif; dan pemindahan arsip inaktif di lingkungan Pemerintahan Daerah;
  • menyelenggarakan koordinasi dengan unit terkait;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran  disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja Seksi Arsip Dinamis; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Seksi Arsip Statis
  • melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Seksi Arsip Atatis;
  • melaksanakan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip;
  • melaksanakan persiapan penetapan status arsip statis serta mengusulkan pemusnahan arsip;
  • melaksanakan persiapan penyerahan arsip statis dan menerima fisik arsip dan daftar arsip;
  • melaksanakan penataan informasi dan penataan fisik arsip statis;
  • melaksanakan penyusunan guide, daftar, dan inventaris arsip statis;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran  disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja Seksi Arsip Statis;
  1. Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia
  • melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia;
  • menyelenggarakan pembinaan SDM dan lembaga kearsipan, pengembangan manajemen kearsipan melalui bimbingan teknis, workshop, magang, praktek kerja lapangan, diskusi dan sejenisnya pada unit unit kearsipan baik pemerintah (OPD), dunia usaha (BUMD) dan organisasi kemasyarakatan serta menyelenggarakan pemberian penghargaan;
  • melaksanakan penyusunan pedoman, supervisi dan koordinasi/kerjasama pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan;
  • melaksanakan inventarisasi tenaga fungsional arsiparis dan tenaga teknis kearsipan serta melaksanakan penyusunan analisa kebutuhan arsiparis dan tenaga teknis kearsipan secara konvensional maupun berbasis teknologi informasi dan komunikasi serta fasilitasi pembinaan dan pengembangan SDM kearsipan, fasilitasi sertifikasi dan akreditasi arsiparis sesuai standar nasional oleh lembaga yang berwenang;
  • melaksanakan sosialisasi tentang pedoman jabatan fungsional arsiparis serta angka kreditnya;
  • melaksanakan penyusunan pedoman pengelolaan kearsipan dinamis aktif, inaktif dan vital, dan penyusutan arsip, serta pengelolaan kearsipan dinamis berbasis teknologi informasi dan komunikasi;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja seksi pembinaan SDM dan lembaga kearsipan; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Bidang Konservasi dan Layanan

mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan program kerja bidang akuisisi dan pelestarian arsip; penyusunan naskah sumber arsip dan pelayanan arsip; pengelolaan kearsipan statis, akuisisi, pelestarian arsip serta naskah sumber dan pelayanan arsip; pemeliharaan (restorasi), perawatan dan mengalih mediakan arsip statis, arsip inaktif dan vital dan mengelola daftar pertelaan dan daftar inventaris (guide) arsip serta pengelolaan arsip vital dan arsip dinamis inaktif; penyusunan daftar arsip, indeks, ikhtisar khasanah arsip, menyimpan dan mencari arsip, menilai dan memusnahkan dan pemuktahiran data arsip dinamis aktif, inaktif dan vital serta data arsip statis.

  1. Seksi Penyelamatan, Pengamanan, dan Pelestarian
  • melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Seksi Penyelamatan, Pengamanan, dan Pelestarian;
  • melaksanakan akuisisi, pelestarian arsip, dan penyusunan naskah sumber arsip serta pelayanan arsip;
  • melaksanakan pengkajian kebijakan, fasilitasi pembinaan, pengelolaan kearsipan statis, akuisisi, pelestarian arsip serta naskah sumber dan pelayanan arsip dengan unit kerja terkait;
  • melaksanakan penyusunan daftar arsip, indeks, ikhtisar khasanah arsip, menilai dan memusnahkan serta pemuktahiran data arsip dinamis aktif, inaktif dan vital, data arsip statis,  mengelola daftar pertelaan dan daftar inventaris (guide) arsip;
  • menerima, menyeleksi dan menilai arsip yang diterima dari organisasi perangkat daerah, serta penyimpanan, penataan, pengamanan data-data kearsipan secara konvesional maupun menggunakan teknologi informasi dan komunikasi;
  • melaksanakan pemeliharaan (restorasi), merawat dan mengalih mediakan arsip statis, arsip inaktif dan vital serta pengelolaan arsip vital dan arsip dinamis inaktif;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja Seksi Penyelamatan, Pengamanan, dan Pelestarian; dan
  • dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Seksi Pelayanan Kearsipan
  • melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja seksi pelayanan kearsipan;
  • melaksanakan menyiapkan data dan bahan pelayanan arsip;
  • melaksanakan penataan aspek fisik dan prasarana pelayanan kearsipan;
  • melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran  disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanan evaluasi dan pelaporan kinerja kegiatan seksi pelayanan kearsipan; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Seksi Jaringan Kearsipan
  • melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Seksi Jaringan Kearsipan;
  • melaksanakan penghimpunan data informasi kearsipan;
  • melakasankan pengunggahan data informasi kearsipan kedalam sistem informasi kearsipan;
  • melaksanakan pengelolaan perangkat teknologi informasi dan komunikasi;
  • melaksanakan penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN;
  • melaksanakan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan SIKN dan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional;
  • melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja Seksi Jaringan Kearsipan; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Bidang Pembinaan Perpustakaan

mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam merumuskan dan melaksanakan kebijakan, memberikan bimbingan teknis dan evaluasi terhadap penyelenggaraan di bidang pembinaan perpustakaan.

  1. Seksi Pengolahan Bahan Pustaka
  • melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja seksi seksi pengolahan bahan pustaka;
  • melaksanakan pembinaan unit pengolah pada perpustakaan sekolah dasar, sekolah lanjutan tingkat pertama, perpustakaan khusus, perpustakaan rumah ibadah, perpustakaan komunitas atau taman bacaan masyarakat;
  • melaksanakan inventarisasi meliputi pemeriksaan, pengecapan, pengelompokkan, dan pencatatan bahan pustaka baik pengerjaannya secara konvensional maupun berbasis teknologi informasi dan komunikasi (InlisLite);
  • melaksanakan klasifisikasi, katalogisasi dan shelving bahan pustaka setelah melalui proses inventarisasi;
  • melaksanakan inventarisasi buku hilang, pendataan, perbaikan dan pemeliharaan bahan pustaka yang mengalami kerusakan secara fisik;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja seksi pengolahan bahan pustaka; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan
  • melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja seksi seksi pembinaan SDM dan kelembagaan;
  • melaksanakan pembinaan dan pengembangan manajemen sumber daya perpustakaan pada unit perpustakaan umum, perpustakaan sekolah dasar, perpustakaan sekoah lanjutan tingkat pertama, perpustakaan khusus, perpustakaan rumah ibadah, perpustakaan komunitas atau Taman Bacaan Masyarakat (TBM) melalui bimbingan teknis, workshop, magang, praktek kerja lapangan, diskusi dan sejenisnya;
  • melaksanakan fasilitasi pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pengelola perpustakaan, fasilitasi sertifikasi dan akreditasi pustakawan sesuai standar nasional   oleh lembaga berwenang;
  • melaksanakan inventarisasi tenaga fungsional pustakawan serta tenaga teknis perpustakaan serta penyusunan analisa kebutuhan pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan secara konvensional maupun berbasis teknologi informasi dan komunikasi;
  • melaksanakan penyusunan pedoman, melaksanakan supervisi, koordinasi, kerjasama, pembinaan dan pengembangan sumberdaya perpustakaan dengan unit terkait;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran  disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja seksi pembinaan SDM dan kelembagaan; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Seksi Pelestarian Bahan Pustaka dan Naskah Kuno
  • melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja seksi seksi pelestarian bahan pustaka dan naskah kuno;
  • melaksanakan reprografi, alih media, pemeliharaan, perawatan, pengawetan, reproduksi dan vumigasi bahan pustaka dan naskah kuno;
  • melaksanakan penyusunan pedoman atau petunjuk teknis pelestarian bahan pustaka dan naskah kuno;
  • melaksanakan inventarisasi, klasifisikasi, katalogisasi, shelving bahan pustaka dan naskah kuno;
  • melaksanakan supervisi, koordinasi, dan kerjasama dengan unit perpustakaan lainnya dalam kerangka pelestarian bahan pustaka dan naskah kuno;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja seksi pelestarian bahan pustaka dan naskah kuno; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Bidang Layanan Informasi Perpustakaan

mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam merumuskan dan melaksanakan kebijakan, memberikan bimbingan teknis serta melaksanakan evaluasi terhadap penyelenggaraan di bidang layanan informasi perpustakaan.

  1. Seksi Sirkulasi Referensi dan Diposit
  • melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja seksi sirkulasi, referensi dan deposit;
  • melaksanakan penyusunan petunjuk teknis layanan sirkulasi, referensi dan deposit kepada masyarakat dengan sistem yang mudah, cepat, tepat dan sederhana;
  • melaksanakan pencatatan dan pendataan aktifitas layanan perpustakaan antara lain pendaftaran anggota, peminjaman, perpanjangan, pengembalian, sanksi, bulkloan, dan sebagainya;
  • melaksanakan penyusunan pedoman, pembinaan, supervisi dan kerjasama layanan pada perpustakaan sekolah dasar, sekolah lanjutan tingkat pertama, perpustakaan khusus, perpustakaan rumah ibadah, perpustakaan komunitas atau taman bacaan masyarakat;
  • melaksanakan koordinasi dengan unit terkait;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja seksi layanan sirkulasi, referensi dan deposit; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Seksi Informasi dan Teknologi
  • melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja seksi informasi dan teknologi;
  • melaksanakan entri pengolahan bahan pustaka, pemustaka, dan statistik pengembangan kepustakaan;
  • melaksanakan program pengelolaan jaringan informasi dan teknologi perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (InlisLite);
  • melaksanakan fasilitasi publikasi informasi perpustakaan yang dapat diakses oleh masyarakat;
  • melaksanakan koordinasi dengan unit terkait;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanakan evaluasi dan pelaporan kinerja seksi layanan sirkulasi, referensi dan deposit; dan
  • melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
  1. Seksi Pengembangan Perpustakaan Keliling
  • melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja seksi pengembangan minat baca dan perpustakaan keliling;
  • melaksanakan pengumpulan dan pengelolaan data statistik koleksi bahan pustaka dan statistik pengguna layanan perpustakaan baik baca di tempat maupun perpustakaan keliling;
  • melaksanakan pendataan titik potensi baca perpustakaan keliling;
  • melaksanakan promosi perpustakaan melalui kegiatan pengembangan minat baca serta pemanfaatan ruang media komunikasi pada masyarakat baik media cetak maupun media elektronik;
  • melaksanakan pengadaan bahan-bahan pustaka sesuai bahan dan data survey kebutuhan koleksi kepustakaan;
  • melaksanakan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Aparatur yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • melaksanan evaluasi dan pelaporan kinerja seksi pembinaan SDM dan Kelembagaan; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.